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Workflow / Accés

Définition

NAPContent utilise les ACL (access control list) de Joomla! et vous permet de limiter l'accès à vos contenus en fonction du groupe d'un utilisateur.

Il est possible de limiter en fonction du type de contenu, de la catégorie du contenu, du contenu lui-même, et également de limiter les informations partiellement en fonction de champs.

De plus NAPContent vous offre la possibilité d'utiliser un workflow puissant et totalement personnalisable pour chaque type de contenu. Le workflow vous permet également de gérer le niveau d'accès à un contenu en fonction de son état de publication.

Enfin les différentes étapes du workflow permettront de faire évoluer au fur et à mesure de la modification du statut de publication (qui est l'équivalent d'une étape du workflow), l'accès à votre contenu.

En parallèle de la modification de statut de publication, un système d'email personnalisable et contextualisable a été associé, vous permettant d'informer un ou plusieurs utilisateurs de ce changement de statut.

Gestion des états de publication

Accès à la gestion des états de publication

Allez dans l'administration de NAPContent, puis cliquer dans le menu "Etats de publication".

Vous accédez alors à la liste des états de publication existants.

Lors de l'installation deux états par défaut sont créés "Published" et "Unpublished".

Chaque état peut être identifier par une pastille de couleur.

state edit 01

Ajouter / Modifier un état de publication

Cliquez sur le titre de l'état de publication pour le modifier, ou bien cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouvel état.

state edit 02

Un état de publication est composé des informations suivantes :

Nom : Nom qui permet d'identifier l'éta de publication. Tout type de caractère peut être utilisé.

Statut : Indique si l'état de publication est Publié (activé) ou Dépublié (désactivé). Un état de publication désactivé pourra être paramétré dans le workflow mais ne sera pas utilisable dans l'état de publication d'un item.

Description : Informations sur l'état de publication. 

 

state edit 03

 

Dans les paramètres de l'état de publication, il est possible de définir couleur qui représentera la couleur de la pastille associée. Cela vous permettra d'identifier rapidement et visuellement l'état d'un item. 

Il est état possible de traduire le nom et la description de l'état de publication. 

 

Suppression d'un état de publication

Une fois que vous êtes dans la liste des états de publication , sélectionner via la case à cocher le type à supprimer puis cliquez sur le bouton supprimer. Attention il n'y a pas de gestion de corbeille, une fois que celui-ci est supprimé il n'est pas possible de revenir en arrière. Si vous souhaitez juste le faire disparaitre des différentes listes, il est préférable de le dépublier uniquement.

Un état de publication ne pourra pas être supprimé s'il est utilisé par au moins un item. 

Gestion du workflow

Accès à la gestion des Workflow

Allez dans l'administration de NAPContent, puis cliquer dans le menu "Workflow".

Vous accédez alors à la liste des workflow existants. Ils doivent correspondre automatiquement au nombre de type d'item en place.

Il n'est pas possible d'ajouter d'un workflow, il peut juste être modifié.

Modifier un Workflow

Cliquez sur le titre du workflow afin d'accès à la liste des étapes.

workflow edit 01

La liste des états de publication associés au type définissent le workflow. Par défaut il les deux états "Published" et "Unpublished" qui apparaissent. 

Chaque étape est définie par plusieurs niveaux d'accès associé à une utilisation définie, voici la définition de chacune d'entre elle :

Accès : Détermine qui peut utiliser cet état de publication. L'auteur verra ou non cette état de publication lors de l'édition d'un item.

Afficher en front : Détermine qui pourra consulter en frontend les items associés à cet état de publication.

Afficher en back : Détermine qui pourra consulter en backend les items associés à cet état de publication.

Valeur par défaut : Détermine qui peut utiliser cet état de publication comme valeur par défaut lors de la création d'un item.

Workflow : Si vide, autorise le changement d'état de publication vers n'importe quel autre état. Sinon définit une liste des états de publication autorisés.

Un état de publication peut être désactivé via la colonne "Utiliser ?"

Il est possible également d'ordonner les états de publication via l'icône de glisser/déposer située en première colonne. Cela permet de classer l'ordre d'affichage dans la liste d'état de publication (lors de la saisie d'un item) ou bien encore de déterminer la priorité sur les valeurs par défaut. 

Vous pouvez ensuite ajouter d'autres états de publication en cliquant sur le bouton "Ajouter une étape". Si d'autres états de publication sont disponibles alors vous pourrez les sélectionner afin de les ajouter dans le workflow en cours de modification.

 Ne pas oublier de cliquer sur le bouton enregistrer afin de sauvegarder les modifications.

Gestion des emails

Informations sur la gestion des emails

Les emails sont tout d'abord exploités pour être envoyés lors du changement d'état de publication d'un item. Cependant le système a été conçu pour que vous puissiez utiliser le templating d'email depuis n'importe quel plugin de champ. Il est donc possible d'utiliser vos propres logiques d'envoi d'email et vos propres listes de destinataire avec un plugin de champ, vous en avez l'exemple avec le champ Subscribe

Les emails sont envoyés à l'unité, il n'y a jamais d'envoi groupé (afin de pouvoir personnaliser chaque contenu). Si vous souhaitez effectuer des envois massifs, nous vous conseillons d'utiliser un service spécialisé tel que www.sendinblue.com

Accès à la gestion des emails

Allez dans l'administration de NAPContent, puis cliquer dans le menu "Emails".

Vous accédez alors à la liste des emails existants.

email edit 01

Ajouter / Modifier un email

Cliquez sur le titre de l'email pour le modifier, ou bien cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouvel email.

Un email est composé des informations suivantes :

email edit 02

Nom : Nom permettant d'identifier le message

Langue : Langue définit dans l'email. Le choix de la langue d'un email se fera en fonction de la langue active du site au moment où l'email est envoyé.

Accès : Détermine la liste des utilisateurs qui pourront recevoir l'email

Statut : Indique si l'email est actif ou non

Sujet : Sujet de l'entête de l'email

Message : Corps de l'email.

Balises : Dans les sujets et dans le corps du message des balises peuvent être intégrées. Ces balises détermineront des éléments dynamiques qui pourront être remplacées en fonction de l'item concerné et de l'utilisateur connecté.
Pour ajouter une balise, cliquez sur le l'icône "+" puis sur le titre du champ concerné. La balise sera automatiquement intégrée dans le corps du message (vous pouvez également les saisir manuellement sous le même format dans le sujet de l'email). Certaines balises spécifiques sont indiquées en annotation en bas de la zone message  et doivent être saisies manuellement pour être intégrées.

 


email edit 03Les paramètres pour chaque email sont les suivants :  

Type de destinataire : Permet de choisir le ou les destinataires de m'email. 6 choix sont possibles : 

  • Personnalisé : destinataire fixe saisi manuellement dans la configuration. Il est possible de saisir plusieurs emails en les séparant par une virgule.
  • Champ : destinataire dynamique en fonction de la valeur d'un champ de l'item concerné
  • Utilisateur connecté : email de l'utilisateur actuellement connecté
  • Groupes : Sélectionner un ou plusieurs groupes de destinataires. Attention, il n'y a pas de gestion d'héritage des groupes parent, il faut sélectionner tous les groupes un par un.
  • Auteur : Email de l'auteur de l'item
  • Fonction de plugin : Permet d'utiliser une méthode spécifique (NapcGetEmailsList) associée à un plugin de champ permettant de déterminer une liste d'email.

Type d'expéditeur : Définit l'email de l'utilisateur qui envoi le mail, si rien n'est renseigné cela sera par défaut l'adresse email du site internet (de la configuration générale du site). 4 choix possibles :  

  • Personnalisé : expéditeur fixe saisi manuellement dans la configuration.
  • Champ : expéditeur dynamique en fonction de la valeur du champ de l'item concerné.
  • Utilisateur connecté : email de l'utilisateur actuellement connecté
  • Auteur :Email de l'auteur de l'item

Type du nom de l'expéditeur : Permet de définir le nom de l'expéditeur. Même possibilité que pour le mail.

CCI : Possibilité de saisir une ou plusieurs adresses emails en les séparant par une virgule pour les mettre en copie invisible du mail.

Pieces jointes : Sélectionner jusqu'à 3 fichiers pour les intégrer en pièce jointe.

Suppression d'un email

Une fois que vous êtes dans la liste des emails, sélectionner via la case à cocher le type à supprimer puis cliquez sur le bouton supprimer. Attention il n'y a pas de gestion de corbeille, une fois que celui-ci est supprimé il n'est pas possible de revenir en arrière. Si vous souhaitez juste le faire disparaitre des différentes listes, il est préférable de le dépublier uniquement.

Gestion des droits d'accès aux items

Le fait d'autoriser ou non l'affichage d'un item se décline sur plusieurs niveaux :

  • Au niveau de l'état de publication et du workflow :
    L'état de publication défini sur l'item permet d'indique en fonction de son workflow si l'item est accessible ou non. Le workflow permet de définir l'accessibilité en backend et en frontend.
  • Au niveau de sa date de publication :
    Vérifie si une date de début et/ou de fin de publication est défini. Restreint l'accès en fonction des périodes renseignées. (uniquement pour le frontend)
  • Au niveau du niveau d'accès :
    Le niveau d'accès rattaché à l'item permet d'autoriser ou de refuser l'accès à l'item (uniquement pour le frontend)
  • Au niveau de langue active :
    Affiche l'item de la langue active ou bien s'il est disponible pour toutes les langues (uniquement pour le frontend)
  • Au niveau du type de l'item
    Vérifie le niveau d'accès autorisé pour le type de l'item
  • Au niveau de la catégorie 
    Dans le cas d'une vue item, vérifie le niveau d'accès autorisé pour la catégorie principale de l'item.
    Dans le cas d'une vue liste, vérifie le niveau d'accès autorisé pour la catégorie courante et principale de l'item.

Gestion des droits d'accès aux catégories

L'accès aux listes d'item d'une catégorie donnée dépend tout d'abord du niveau d'accès de la catégorie. (et des catégories parentes par héritage).

Ensuite les items qui apparaitront, dépendront de chaque droit d'accès individuel de chaque item.

Gestion des droits d'accès aux champs

Le droit d'accès aux informations des champs sont définis à trois niveaux.

  • L'état de publication du champ
  • Le droit d'accès du champ lui même
  • Le workflow défini sur le champ. Si le champ n'est pas associé à un workflow (à renseigner dans l'édition du champ en administration), il sera toujours accessible. Il est possible de le limiter en fonction d'un ou plusieurs états de publication pour qu'il n'apparaisse que dans certaines étapes de la saisie d'un item.
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